Szövegszerkesztővel például írhatunk levelet, hivatalos dokumentumot, kiadványt szerkeszthetünk. Rengeteg formázási lehetőség van. Manapság bármely munkát végzünk elengedhetetlen, hogy legalább alapszinten tudjuk használni. A példában a Microsoft Office programcsomag Word szövegszerkesztőjét láthatjuk.
Vagy megnyitjuk a Start menüt és kattintás nélkül elkezdjük beírni, hogy Word, vagy korábban már rögzítve lett a tálcára vagy az asztalra. Ikonja:
Megjelenik a Word kezdő oldala a címsorral, amelynek legfelső sorában a Mentés ikon, a Visszavonás ikon, az Ismételhető ikon jelenik meg alapértelmezés szerint. Jobb szélen az oldal Kicsinyítésére használható ikon, az oldal Nagyítására használható ikon és a Bezárás jele.
A címsor alatt található a „menüszalag”:
Az oldal közepén van egy nagy fehér rész, ami egy írólapra emlékeztet. Itt kezdjük el a szöveg beírását. Ez a szerkesztőfelület.
A legfontosabb alapismeretek:
Mielőtt hozzákezdenénk a szövegszerkesztés gyakorlati alapjainak megismeréséhez, meg kell ismerkednünk a KEZDŐLAPPAL. Innen indulunk mindig.
Számunkra egyelőre a legfontosabb az első 3 csoport:
- Az első, téglalap alakú csoportban a kivágás, másolás, beillesztés szürke hátterű, erre még nincs szükségünk. Ezzel a csoporttal még nincs dolgunk. Ez az első csoport a Vágólap.
- A második, az elsőnél nagyobb méretű csoport a Betűtípusokat tartalmazza, és azokat a lehetőségeket, amelyekkel a szerkesztés során a betűk elhelyezésével, színének vagy megjelenésének, típusának változtatásával, formázásuk törlésével tudunk élni a szerkesztés során.
- A harmadik csoport a Bekezdések. Ebben a csoportban találhatók a szöveg megjelenésére, rendezésére vonatkozó lehetőségek. A csoport alsó sora a szöveg vagy az adott bekezdés elhelyezkedésére vonatkozó ikonokat tartalmazza, a fölötte lévő a felsorolásokra, a sorok közötti távolságokra, megjelenítésük milyenségére való tudnivalókhoz ad útmutatást.
Az ikoncsoport alsó részének jobb oldalán lévő kis nyílra kattintva keretben a Bekezdés ablak jelenik meg, amelyben a szöveg beosztáshoz, tördeléshez szükséges beállításokat tudjuk igényünk szerint kialakítani:
A szövegszerkesztés menete
Bármilyen szövegszerkesztőt használunk, sorrendben az alábbi sorrendet érdemes követni:
- Nulladik lépés.
- Beállítások.
- A szöveg begépelése.
- A szöveg mentése.
- A helyesírás ellenőrzése.
- Formázás.
- A dokumentum végleges mentése.
- Nyomtatás vagy elektronikus postázás.
- A dokumentum bezárása, kilépés a szövegszerkesztőből.
- Nulladik lépés.
Az egyes lépések részletezése előtt nagyon fontos megjegyeznünk, hogy miután megnyitottuk a szövegszerkesztőt, a címsor bal oldalán lévő mentés gombra kattintva azonnal mentsük el a még „üres” lapot! A szövegszerkesztés konkrét lépései előtt ez a legfontosabb teendőnk minden egyes alkalommal!!!
Ez azért fontos, mert így nagyobb biztonságban van a munkánk, kiküszöbölhető az adatvesztés mértéke akár áramkimaradás, akár egyéb nem várt esemény következik be munka közben.!!!!
A szerkesztés egyes lépéseinek részletezése
- 1. Beállítások
Mielőtt a szöveg beírásához kezdünk, első lépésként be kell állítanunk a betűtípust és a betű nagyságát, a sorok közti távolságot, a szükséges papírméretet és a margókat.
Alapértelmezetten ezek a beállítások a szövegszerkesztő program részeként adottak.
Részünkről tehát a beállításokra nem feltétlenül van szükség. Ha mégis, célszerű a betűméretet 12-re állítani, ez a leggyakrabban használt betű nagyság.
Abban az esetben válasszunk nagyobb betűtípust, ha rövidebb szöveget, például levelet írunk. Ilyenkor legjobb választás a 14-es. Ezáltal a leírt szöveg elegánsabb hatást kelt, jobban kitölti a rendelkezésünkre álló területet. A betűtípusok közül válasszunk jól olvasható betűtípust (Times NewRoman, Arial, Calibri).
Ha valamit jól láthatóan ki akarunk emelni a leírt szövegben, az érintett rész kijelölése után tegyük a betűket félkövérré.
- A szöveg begépelése.
Kezdjük el a szöveget folyamatosan beírni elejétől végig. A szöveg beírása közben nem célszerű formázni. Egyrészt sokkal több időt vesz el a szöveg begépelése, másrészt kizökkenünk a mondanivalónkból. Ne nyomjunk ENTERT sorváltáshoz, mert a szövegszerkesztő program a sor végén automatikusan sort vált. Ha ENTERT nyomunk, szétesik a szöveg, mert az ENTER új bekezdést jelez.
Ha minden áron új sorban akarjuk folytatni a beírást, alkalmazzuk a tabulátort /ami nálam a klaviatúra bal oldalán helyezkedik el /, vagy a bekezdés formázása lehetőséget. A tabulátor billentyű a szöveg behúzására szolgál, azaz előbbre ugrik a szöveg.
Hogyan tudunk mozogni a beírt szövegben:
Bármilyen változást /javítás, kiegészítés stb./ akarunk a szövegben, az egérkurzort a javítandó részhez kell vinnünk. A kurzor (villogó függőleges vonal) helye határozza meg, hogy hol szeretnénk javítani.
- A szöveg mentése
A beírt szöveg elmentése a következő lépés. Hosszabb szöveg begépelése esetén célszerű menet közben többször is menteni, nehogy „elszálljon” a már beírt rész!
Amikor befejeztük a beírást, jelöljük ki a teljes szöveget a Ctrl+A billentyűkombináció megnyomásával, és szükség esetén állítsuk be a kívánt nyelvet a helyesírás ellenőrzéséhez. Régebbi Wordnél a Korrektúrát, újabbaknál a Véleményezést válasszuk a felső menüsoron. Piros aláhúzás: helyesírási hiba, kék aláhúzás: általában dupla szóköz, vessző hiány, stb. A Word helyesírás ellenőrzője hasznos, de nem mindig pontos!
- Formázás
A formázással érjük el, hogy a beírt szöveg áttekinthető, olvasható, esztétikus legyen. Változtatható a betűtípus, betűméret stb. (Bármi) A leírt szöveg ugyanaz marad.
A formázni kívánt részeket mindig ki kell jelölni! A kijelölésnél az egérkurzort a kijelölni kívánt szövegrész elé visszük, és végig lenyomva tartva végig húzzuk a kívánt rész végéig. (Léteznek más kijelölési módok is, de ez a legegyszerűbb!)
Amennyiben a formázást az egész szövegre akarjuk vonatkoztatni, az egész szöveget kell kijelölni. Ebbe az esetben használjuk a Ctrl+A billentyűkombinációt.
Fontos része a formázásnak a megformázott szöveg középre igazítása (ahol szükséges) és a sorkizárttá tétel.
A sorkizárás azt jelenti, hogy a szöveg egyenletesen tölti ki a bal és a jobb margó közötti részt.
A középre igazításhoz katt. a kívánt bekezdésbe és nyomjuk le a Ctrl +E billentyűkombinációt. A sorkizáráshoz szintén katt. a kívánt bekezdésbe és nyomjuk le a Ctrl+J billentyűkombinációt. Ezek a beállítások a teljes bekezdést sorkizárttá vagy középre helyezetté teszik.
- A dokumentum végleges mentése.
- Nyomtatás vagy elektronikus postázás. Figyelem! A Szövegszerkesztőből nem lehet közvetlenül postázni! Levelező programunkból csatolt mellékletként tudjuk továbbítani a szerkesztett dokumentumot/dokumentumokat, az eddig tanultak szerint.
- A dokumentum bezárása, kilépés a szövegszerkesztőből.
A szövegszerkesztő menüszalagjának részei és használatuk.
Mint mindig, természetesen most is a szövegszerkesztő Kezdőlap-jával indítunk.
Betűtípust a Kezdőlap BETŰTÍPUS csoportban lehet beállítani.
A betűtípus váltás menete:
- Kattintsunk a BETŰTÍPUS csoportban jelenleg látható típus melletti nyilacskára. A betűtípus neve kék háttért kap, vagyis kijelölt lesz.
- Alatta: TÉMABETŰTÍPUSOK címen felsorolás, hogy milyen típusok közül válogathatunk.
- Ha döntöttünk, katt. a kiválasztottra. Abban a pillanatban az eredetileg ott lévő helyett megjelenik az általunk választott típus, és közben eltűnik a lista.
A betűméret kiválasztása:
- Ugyanez a menet érvényes a betűtípus melletti betűméret kiválasztására
- A betűméret melletti nagyobb A – ra kattintva (az előtte a már megszokott módon kijelölt) szövegrész nagyobb méretű betűkkel jelenik meg.
- Az A -, a lefele mutató nyíllal azt jelenti, hogy a kijelölt szövegrész kisebb méretű betűkkel jelenik meg.
A formázás:
- Az jelölésű ikonra kattintva a kijelölt rész összes formázása törlődik. Ezt akkor használjuk, ha formázatlan szöveget akarunk létrehozni.
- A csoport alsó sorában az F, D, A betűk arra szolgálnak, hogy az általunk fontosnak tartott részt a betűk formázásával hangsúlyosabbá tegyük. Ha az F-re kattintunk, a kijelölt rész vastagabban, ha a D-re kattintunk dőlt formában, ha az aláhúzott A-ra kattintunk, aláhúzottan jelenik meg. A mellette lévő apró nyilacskára kattintva kiválaszthatjuk, hogy milyen aláhúzással szeretnénk megjeleníteni a kijelölt részt.
- Az áthúzott abc ikon arra szolgál, hogy a kijelölt rész egészét középen áthúzva jelenítse meg.
- Az abc ikon melletti alsó és felső indexes ikonok feladata, hogy a számot vagy betűt jelenítsenek meg a szöveg alatt, illetve felett. Ezeket általában olyankor használjuk, amikor pl. terület nagyságát akarjuk leírni, de gyakran találkozunk használatukkal számlákon is.
- Az egymás melletti nagy- A és kis– a a kijelölt szöveg egészére vonatkozó formai beállításokra szolgál.
- Amennyiben a kijelölt szöveget színnel is hangsúlyozni kívánjuk, az alsó sor utolsó két ikonjára kattintva választhatunk a fölugró lehetőségek közül.
A Beszúrás menü, a Lap elrendezés menü és a Hivatkozás menü
Szöveg keretbe foglalása:
- Az eddig tanultak szerint kijelölünk egy bekezdést az adott szövegben, az egér kurzor alkalmazásával. (Balázs által kiosztott anyag!)
- Ezt követően a Beszúrás menüre, majd azon belül a megjelenő menüsorból az Ábrák csoport Alakzatok ikonjára. A feldobott lehetőségek közül kiválasztjuk a számunkra tetszőt és rákattintunk. A kijelölt szöveg bekereteződik.
Kép behelyezése egy szövegbe:
- Ismét a Beszúrás menüre, ebben az egérkurzorral rámutatunk az Ábrák csoport Kép ikonjára. Ha kattintunk, fölugrik a Kép beszúrása című lap, a gépünkön lévő képekkel együtt. Ezek közül katt. arra a képre, amit be kívánunk helyezni a szövegben kijelölt helyre, majd katt. a lap alján található „Beszúrás” – ra.
- A kiválasztott kép behelyeződik.
- A behelyezett képet a kép szélein megjelenő „gombokra” kattintva az egér folyamatos lenyomva tartásával egyidejűleg mozgathatjuk jobbra, balra, le és föl. Így változtathatjuk akár a méretét is.
- Azonban egyszerűbb és gyorsabb a kép végső helyének megjelölése, ha a Lap elrendezése menü Bekezdés csoportjából a Behúzás címszónál beállítjuk a kép méreteit, majd az Elrendezés csoportban kattintunk az Elhelyezés ikonra, ahol a földobott lehetőségek közül kiválasztjuk a nekünk tetszőt. Erre kattintva olyan méretben és a szövegnek azon a helyén jelenik meg a kép, amit kijelöltünk számára